Разработка документации по СМК

Внедрение и использование СМК (системы менеджмента качества) является важным условием для успешного ведения любого бизнеса. Даже если предприятие не планирует сертифицировать СМК и получать подтверждающий бланк, следует самостоятельно разработать и утвердить документацию под стандарты ИСО, либо поручить это профессиональным специалистам. Точный перечень локальных актов на СМК будет зависеть от сферы деятельности и величины компании, количества и особенностей бизнес-процессов.

Разработка и внедрение СМК на предприятии

Ключевой целью внедрения и использования СМК является введение строго контроля за качеством продукции и услуг, анализ возможных рисков и разработка мер по их устранению. Внедрив систему менеджмента в соответствии с общепринятыми или специальными стандартами ГОСТ ИСО, организация получает следующие преимущества:

• возможность быстро и успешно пройти оценку соответствия по техрегламентам ТС и в системе ГОСТ, если ее схемой предусмотрен производственный контроль;
• гарантия потребителям, контрагентам и клиентам, что на производстве действует жесткая система контроля за качеством;
• повышение конкурентоспособности продукции и деловой репутации компании;
• оптимизация внутренних бизнес-процессов, снижение издержке и отказов, переход на новые технологии и современное оборудование.

Организация разработки СМК на предприятии является обязательным условием для успешного прохождения сертификации. Общераспространенным стандартом для этой процедуры является ГОСТ Р ИСО 9001-2015. На его базе разработано и утверждено множество стандартов под специальные сферы деятельности. Список документации для их внедрения и использования может отличаться, так как будут разными и возможные риски, бизнес-процессы, меры по контролю за качеством.

Без подготовки документации невозможно внедрить стандарты, обеспечить надлежащее применение и мониторинг, оценить результаты. Локальные акты, утвержденные руководством компании, будут использовать рядовые сотрудники всех звеньев. Поэтому они должны быть понятны, реализуемы на практике, соответствовать реальным бизнес-процессам и моделям управления.

Кто должен разрабатывать документацию

Процесс разработки документации СМК является сложным, так как для подготовки локальных актов нужно:

• получить, систематизировать и обобщить множество сведений о текущей деятельности;
• сформировать отчеты о качестве продукции или услуг на предыдущие периоды;
• соблюсти требованиями смежных госстандартов и технических условий под отдельные виды товаров и услуг;
• учесть требования законодательства, нормативной базы Таможенного союза.

По указанным причинам только в редких случаях разработка и внедрение СМК предприятия осуществляется самостоятельно. Оптимальным вариантом является привлечение сторонних специалистов, экспертов в сфере стандартизации и сертификации, в профильных сферах деятельности. Это гарантирует отсутствие проблем при официальной оценке соответствия по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 или иным госстандартам, получении сертификатов на систему менеджмента.

Какие документы нужно разработать на систему менеджмента

Непосредственно в содержании ГОСТ Р ИСО 9001-2015 содержаться только общие требования к локальной документации, которые нужно учесть при разработке. Чтобы внедрить, использовать и сертифицировать систему менеджмента, нужно подготовить:

• политику и цели компании в сфере качества товаров или услуг (организация или предприниматель должны сразу озвучить, какие цели преследуют, внедряя систему менеджмента);
• руководство по качеству, т.е. непосредственно описание всех бизнес-процессов, результатов их применения, мер по контролю;
• описание структуры предприятия, т.е. всех подразделений, участков, цехов, отделов и т.д.;
• отдельные документы на службу, контролирующую качество товаров и услуг;
• инструкции, положения, регламенты, карты и иные локальные акты, обеспечивающие неизменное качество и контроль за его соответствием;
• регламенты и руководства на отдельные процедуры, в том числе на управление документацией, записями, аудитами, некачественной и бракованной продукцией, и т.д.;
• отчеты о проведенных аудитах;
• отчеты и справки за предыдущие календарные периоды – о количественных и качественных показателях продукции и услуг;
• список товарных групп и услуг со ссылкой на нормативно-техническую базу (ГОСТ и ТУ);
• материалы о проведенных проверках со стороны контрольных и надзорных органов за последние 3 года (Роспотребнадзор, МЧС, прокуратура и т.д.);
• договоры, контракты, иные материалы, подтверждающие взаимоотношения с контрагентами, поставщиками, сервисными организациями.

Все процессы, отраженные в локальных документах, должны быть взаимосвязаны, последовательны. В этом заключается суть процессного подхода по ISO. Для каждого последовательного этапа производства или обслуживания должны определяться сотрудники, ответственные за итоговый результат. Это предусматривает издание приказов, внесение изменений в должностные инструкции.

Точный список документов может отличаться. Более того, из указанного перечня не все локальные акты нужно разрабатывать заново. Например, внутренние положения и регламенты могут уже соответствовать требуемым стандартам. Их достаточно проверить или внести незначительные корректировки, утвердить руководством.

Этапы разработки стандартов СМК

Порядок разработки СМК определяется организацией или предпринимателем. Чтобы приступить к подготовке документации, на предварительном этапе нужно:

• собрать объективные данные о производственных процессах, текущей системе мониторинга за качеством;
• провести аудиты, подготовки отчеты, заключения;
• разработать и утвердить технические условия на товары, если их характеристики не подпадают под действующие ГОСТ;
• определить и зафиксировать в документах политику и цели для достижения качественных показателей.

Список процессов, применяемых при производстве или оказании услуг, их сложность и последовательность, будет отличаться для каждого конкретного предприятия. Кроме того, по мере развития бизнеса количество процессов может увеличиться, что повлияет на систему менеджмента. Поэтому владелец бизнеса должен обеспечить регулярный мониторинг за производством, своевременно вносить корректировки в менеджмент.

Дальнейшие этапы работы с документацией предусматривают следующие мероприятия:

• разграничение ответственности, компетенции и полномочий руководства, специалистов среднего звена и исполнителей, в том числе по отдельным подразделениям;
• описание всех процессов, их взаимодействия, результатов и порядка оценки;
• организация повышения квалификации персонала под требования ГОСТ;
• согласование инструкций, регламентов и положений с руководителями структурных подразделений (они будут их реализовывать на практике);
• доведение политики и цели внедрения, вновь разработанной документации до сотрудников, внесение изменений в должностные инструкции.

Для повышения качественных показателей готовой продукции или оказания услуг может потребоваться изменение производственных условий, переоборудование предприятия, внедрение новых технологий. Под все эти процессы также разрабатываются или заказываются документы, проводятся согласования на ввод в эксплуатацию и пусконаладочные работы.

Комплект локальных актов, разработанный на подготовительной стадии, передается в аккредитованный центр. Его будет проверять инспекционная комиссия, в том числе при практическом анализе производственных процессов.

Как и когда проверяют документы на систему менеджмента

Анализ документов, разработанных на предприятии, является одной из ключевых стадий сертификации. Специалисты аккредитованного центра проверят:

• соответствие локальных актов требованиям стандартов, законодательству;
• реализацию содержания документов на практике, т.е. их применение персоналом;
• возможность повышения качества и улучшения результатов управления после сертификации.

Выводы специалистов будут отражены в акте аудита. Если претензий и замечаний нет, заказчик получит сертификат со сроком действия на 1 или 3 года.

Еще больше информации о правилах, сроках и условиях подготовки документов по ИСО вы можете узнать у наших специалистов. Звоните, по всем возникшим вопросам консультации бесплатны!